Campos personalizados en kanban: convertí tu tablero en una base de datos

Tarde o temprano, a todo tablero kanban le crece una planilla en la sombra. El tablero sigue el flujo —Backlog, En curso, Hecho—, pero los números viven en otro lado: los story points en una planilla, los presupuestos en otra, las fechas de lanzamiento en una pestaña que nadie se acuerda de actualizar. Agregarle campos personalizados a tu tablero kanban cierra esa brecha. Cada tarjeta lleva sus propios datos estructurados —un número, una selección, una fecha, una casilla— y el tablero se convierte, sin hacer ruido, en una base de datos liviana que responde preguntas que un esquema de columnas no puede.

Por qué a todo tablero le crece una planilla en la sombra

Las tarjetas nacen como un título y un checklist, y para el flujo puro eso alcanza. Después llegan las preguntas: ¿cuántos puntos estamos cargando en este sprint? ¿Cuánto suman los presupuestos de todo lo que está “En curso”? ¿Cuáles de estas diez tarjetas pasaron QA de verdad? Un tablero contesta de maravilla “¿dónde está este trabajo?” y contesta mal “¿qué sabemos de este trabajo?”.

Entonces alguien arma una planilla al lado del tablero. Funciona una semana. Después se mueve una tarjeta y la planilla no, cambia un presupuesto en la planilla pero no en la tarjeta, y ahora tenés dos fuentes de verdad que no coinciden, que es peor que no tener ninguna.

Campos personalizados en kanban: tarjetas que son registros

Un campo personalizado es una propiedad que definís una vez, a nivel del tablero, y que tienen todas las tarjetas. En Decknote podés elegir entre cinco tipos —texto, número, selección, casilla y fecha—, que cubren casi todo lo que los equipos siguen de verdad:

• Estimación (número): story points u horas ideales, para que la carga del sprint se vea tarjeta por tarjeta.
• Prioridad (selección): P1/P2/P3, un valor honesto en lugar de cinco etiquetas de urgente.
• Presupuesto (número): lo que puede costar este trabajo.
• Fecha de lanzamiento (fecha): aparte del vencimiento, porque “terminado” y “publicado” rara vez caen el mismo día.
• QA aprobado (casilla): una barrera binaria, que está tildada o no lo está.

Como los campos se definen por tablero, todas las tarjetas comparten el mismo esquema. Esa consistencia es todo el truco: una pila de tarjetas con las mismas cinco propiedades es, en la práctica, una tabla. Decknote incluye tres campos personalizados por tablero en el plan gratis, e ilimitados en Pro.

En la vista Tabla todo cierra

Los campos en las tarjetas están buenos; los campos como columnas ordenables son la recompensa. La vista Tabla de Decknote muestra tus campos personalizados como columnas al lado de las que vienen de fábrica, y podés ordenar por cualquiera: por estimación para detectar trabajo sobredimensionado, por prioridad para planificar el día, por fecha de lanzamiento para ver qué sale después.

Los filtros funcionan en todas las vistas —por etiqueta, responsable, vencimiento o texto—, así que “lo de Ana que vence en los próximos 7 días” es un filtro y no una auditoría de viernes a la tarde; ordená esa Tabla por prioridad y sus P1 quedan arriba. Si usás un recorte así seguido, guardalo como una vista con nombre y lo tenés a un clic. Y lo más importante: abajo son las mismas tarjetas. Editás un campo desde la tabla y el tablero ya está al día, porque no hay nada que sincronizar.

Si la prioridad es el campo por el que discute tu equipo, nuestra guía sobre cómo priorizar cuando todo es urgente combina bien con un único campo de selección.

Lo que esto cuesta en otros lados

Vale ser concretos. En Trello, los campos personalizados piden el plan Standard, a US$5 por usuario por mes, y la vista de tabla (junto con las de calendario y cronograma) pide Premium, a US$10 por usuario por mes. Para un equipo de seis personas, ordenar tarjetas por un campo numérico cuesta US$60 por mes. Trello es un buen producto, pero ese modelo de precios le cobra peaje justo a la función de la que trata este artículo.

Decknote incluye la vista Tabla y tres campos personalizados por tablero en el plan gratis. Pro —US$5 por mes o US$48 por año— es fijo por dueño de tablero: una suscripción habilita campos ilimitados en los tableros del dueño para todos los miembros, sin que nadie más pague un puesto. Los detalles, en la página de precios.

Cuándo conviene una base de datos de verdad

Momento de honestidad: los campos personalizados convierten un tablero en una base de datos liviana, y el adjetivo importa. Si necesitás fórmulas y rollups —una columna de presupuesto que se suma sola, un estado calculado a partir de otros campos—, Airtable está hecho para eso y una herramienta kanban no. Si necesitás tablas vinculadas con lookups (clientes, proyectos, facturas), o miles de filas que nunca pasan por etapas, las bases de datos de Notion o Airtable te van a servir mejor que cualquier tablero.

La línea divisoria es el flujo. Si lo que seguís pasa por etapas y querés que lleve algo de estructura encima, los campos personalizados en un tablero kanban son la herramienta más simple. Si los datos son el producto —un inventario, un CRM, un archivo de contenidos—, usá una base de datos y linkeala desde el tablero. Hay una necesidad relacional que Decknote sí cubre de forma nativa: las relaciones entre tarjetas (bloquea, bloqueada por, relacionada), con una insignia roja de “Bloqueada” en el tablero, que resuelve las dependencias sin tabla de lookup.

Un esquema para arrancar, listo para copiar

1. Agregá Estimación (número) y Prioridad (selección con tres opciones). Son dos de tus tres campos gratis, y ya responden las dos preguntas más comunes de la reunión diaria.
2. Usá el tercero en lo que sea que seguía tu planilla en la sombra: un número de presupuesto, el nombre de un cliente, una casilla de QA.
3. Abrí la vista Tabla, ordená por prioridad y hacé de esa tu vista de trabajo de todos los días.
4. Borrá la planilla. (Archivala si no te queda otra. No la vas a volver a abrir).

Y si todavía le estás dando forma al tablero en sí —columnas, límites WIP, etiquetas—, empezá por nuestra guía para organizar proyectos con kanban: un buen esquema en un mal tablero sigue siendo un mal tablero.

Creá tu cuenta gratis de Decknote y probá todo esto en tu propio tablero — sin tarjeta de crédito.